E-RECHNUNG
Ab dem 01.01.2025 ist der Empfang der elektronischen Rechnung, E-Rechnung oder international E-Invoice, Pflicht.
Dies gilt auch für Solo-Selbstständige und Kleinunternehmer.
Eine Übergangsfrist gibt es nicht.
Ab 2028 wird die E-Rechnung Pflicht im gesamten B2B.
Alle Unternehmen (unabhängig von Größe und Umsatz) dürfen B2B-Rechnungen dann nur noch als
E-Rechnungen stellen.
Hierfür genügt zunächst ein einfaches E-Mail-Postfach. Darüber hinaus muss auch:
• die Prüfung
• die Verarbeitung
• die unveränderliche Speicherung für 8 Jahre (neue Frist seit 2025).
sichergestellt werden können. Bisher können dies nur kostenpflichtige Lösungen (Chip, Januar 2025). Eine Buchhaltungssoftware, wie z.B. Lexoffice, EXPERTE, sevdesk, u.a. ist unverzichtbar, da
• sowohl die Ausstellung als auch die Übermittlung und der Empfang in einem strukturierten elektronischen Format durchgeführt werden.
• mithilfe des elektronischen Formats eine automatische und elektronische Dokumentenverarbeitung möglich wird.
Rechnungen in Word oder Excel erstellt und dann als PDF verschickt, gelten somit nicht als E-Rechnung!
Für eine E-Rechnung ist die Verarbeitung der XML-Daten, die Bestandteil einer jeden E-Rechnung sind – sowohl bei der XRechnung (reine XML-Datei) als auch beim ZUGFeRD-Format (PDF mit XML-Datei), zwingend erforderlich.
Für die Erstellung der E-Rechnung gibt es verschiedene Fristen. Papier- und PDF-Rechnungen sind bis zum 31. Dezember 2026 erlaubt, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt. Ab 2028 müssen jedoch alle Unternehmen im B2B-Verkehr E-Rechnungen verwenden.
Vorteile für Rechnungssteller
• Vereinfachte Rechnungsstellung
• Verkürzte Durchlaufzeiten
• Schnellere Bearbeitung und pünktlichere Zahlung
• Einsparpotenziale im Rechnungsversand durch Einsparen von Papier und Porto
• Steigerung der Prozessqualität durch automatische Erstellung und Validierung von Rechnungen
• Flexibles Arbeiten durch ortsunabhängige Rechnungsstellung
Vorteile für Rechnungsempfänger
• Optimierung der Rechnungsverarbeitung durch automatisiertes
Einlesen der Rechnungsdaten
• Steigerung der Datenqualität durch verringerte Fehleranfälligkeit
• Einsparpotenziale in der Rechnungsverarbeitung
• Ermöglichen einer dezentralen Rechnungsbearbeitung
• Flexibles Arbeiten durch ortsunabhängige Rechnungsstellung
Quelle: https://www.e-rechnung-bund.de/e-rechnung/was-ist-eine-e-rechnung/